さて、前回「Kintone」はそもそもWebデータベースなのでオペレーションプラットフォームとしては十分ではないようなニュアンスを書いた。それに加えてもうひとつ問題がある。それは、オペレーションはプロセスが対象だからそこでオペレーションができなくてはいけない。そのとき、プロセスの進捗をどうやるのかの問題である。

プロセス管理というと世の中にはBPMS(Business Process Management Suite)というのがある。これらの主な保有機能は、モデラー、プロセスエンジン、モニタリング、ワークフロー、シミュレーションといったものだが、主要なものとしてプロセス実行エンジンがある。これは、あるアクティビティが終わると(実際にはデータを投入すると)自動的に次のアクティビティがオンになり、それを繰り返すというものである。

つまりエンジンの主たる機能は自動化なのである。設計した業務フローの順番通りに自動的に進めてくれるのがプロセスエンジンということになる。BPMを実行するすなわちプロセスを動かすためには、エンジンが必須なような気がしますがどうでしょうか。プロセスを実行するのにアクティビティを進めることは必須だが、自動的にITにまかすことは必須でもないのでる。

ここを、皆さん勘違いというか思い込みがあるように感じる。このことは何もBPMに限ったことではなく、それ以外のITシステムンも言えることで、IT化イコール自動化というのは必ずしも正しくない。自動化しなくてもよい、あるいは自動化したくない部分は人間が手動でやってもいいのである。その方がかえってわかりやすく、効率的だったりすることもある。

例えば、固定的でない業務、つまり毎回やり方が微妙に変わるとかケースバイケースの処理といったものは、フローを事前に確定するのが難しい。それを無理やり固定しようとすると分岐と差し戻しの嵐になって、それでも対応できないものが出たりする。どこまで想定しきれるかがプロセス設計のキーになるなんておかしいでしょ。

このシリーズでは非定型業務のIT化というのが主題であるが、非定型業務というのは今言ったように固定化できない業務だからプロセスの自動化処理というのがなじまないということがおわかりになったでしょうか。そうなると、プロセスエンジンを持たないITツールを使ってもかまわないということが言えます。

BPMSがなかなか認知されない理由の一つにプロセスオートメーションを前面に出し過ぎていることもあるのではないだろうか。要するに、プロセスエンジンを使って自動的にシステム進行を行うには定型的な業務が合っているが、定型化できるのであれば、エンジンを使わなくて直接プログラミングしてしまえば(パッケージ化してしまえば)いいわけで、そこの矛盾を解いていないのである。

つまり、言い方を逆にすると非定型業務こそプロセス管理に対象とすべきで、そのプロセスは自動化できないあいあまいさを内包しているから自動化が難しいので、そこは人間が介在してプロセスを進めていくやり方が最も効果的ではないのかということである。従って、プロセスエンジンを持たない「kintone」でプロセス管理を行うことを提案しているのである。

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