前回、業務オペレーションのために必要な6つの要件の提示しましたが、さらに、抽象化してみると次の3つの機能に集約されます。

1.プロセス進捗ビュー
2.意思決定の場
2.アーカイブ

プロセスがどう進捗しているのか、いまどこのアクティビティがオンになっているのかが一覧で見えること、業務ルールや有用な参考情報を参照でき、承認者も含めた関係者のコミュニケーションを通してパフォーマンスを守った意思決定する場が用意されていること、そして、プロセス実行の結果が記録として残ることである。

さて、ここで「kintone」の持つ機能についてみていきましょう。ただし、機能というと開発のための機能ということを思い浮かべますが、ここではあくまでオペレーションのための機能という観点でながめていきます。詳しくはHPを参照してください。また無料お試し版もありますからそちらも試してみてはいかがでしょうか。

「kitone」のオペレーションする時に見る画面は大きく二つあります。ポータルの画面からアプリを選択すると最初に一覧表が出てきます。設定されたフィールドにレコードが並んだ表が案件ごとに表示されます。一覧表は様々な切り口で複数作ることができます。表面上はExcelの表と同じようになります。

そして、個別の案件をクリックすると、データ登録画面がでてきて入力されたデータが表示されます。要するに、データ登録フォームにあるフィールドにデータを入力すると、その結果が一覧表として表示されるというものです。その他にはレポート集計などもありますが、基本はいま言ったように一覧表とデータ登録の二つの画面になります。これは、どこのデータベースもほぼ同じです。

つまり、データを登録してそれらを見やすいように一覧にして管理するといういわば台帳システムがこれまでの業務システムの体裁だったのです。昔の大福帳からずっとその考え方が踏襲されてきているように思います。そこにプロセスの進捗がわかるような工夫を施すところがポイントです。

この機能を使って先に言った要件を満たすようにしていくわけです。さあどうしましょう。まずは、「プロセス進捗ビュー」はどうしたらよいのでしょうか。これは簡単に言えば、一覧表で各アクティビティでのステータスが表示できていればよさそうです。つまり、アクティビティ(1)は、完了したから"完了"というステータスがアクティビティ(1)というフィールドに表示されていればいいわけです。その次のアクティビティ(2)は"待機中"とか"仕掛中"とかの表示になっていて、そのステータスが変化してことになります。

本当は、これが色変わりするといいのですが残念ながらいまの「kintone」ではできませんので、言葉で判断します。こうしたプロセス進捗管理は案件ごとにステータスを表示するというやり方は多く見られますが、アクティビティのフローに対応したものはBPMS以外ではあまりみかけません。しかし、こうして俯瞰して流れを追えることは上位管理者にとっては、どこで滞留しているのかとか期日に間に合うのかといった監視ができるので助かるのではないでしょうか。

次回は、ではいったい複数のアクティビティのフローから成っているプロセスをどうやってオペレーションしていくのか、すなわち意思決定の場の使い方について考えていきます。

No TrackBacks

TrackBack URL: http://blog.wadit.jp/mt/mt-tb.cgi/52

Leave a comment