前回、データベースソフトを使うが、データベースアプリケーションを作るわけではないとうこと、プロセスはマンガのようにストーリーがあるのでそれをそのままデータ登録画面に埋め込んだらどうだという話をした。今回は、kintoneを使って具体的にどう記述していくのかを見ていきます。

Kintoneもそうですが一般データベースソフトは基本的にデータ登録は1回で済ませるようになっています。入力するべきデータや情報を手元にもっていてそれを該当するフィールドに入力することをします。ですから、マンガではなくて絵とかイラストみたいなものと考えられます。ではそうした登録画面を使ってプロセスをどう表現したらよいのでしょうか。

簡単に言うと、マンガをそのまま書いてしまうことです。ただ、マンガと言っても4コママンガを章として連鎖させているようなものと理解して下さい。起承転結がはっきりしているものです。それを見やすいように章ごとに罫線を入れ、かつアクティビティの番号と名前を書きます。アクティビティというのは単位意思決定のことですから、その罫線で囲まれたところでどんな意思決定をするのかを明確にするわけです。

ですから、意思決定の数だけ章を配置します。罫線で囲まれたなかには前に書いたように確定データや判断などの登録フィールドとともに付帯情報や参照情報がすぐに見えるようにし、関係者とコミュンケーションができるようにしていきます。これだけで、データベースアプリケーションからプロセスアプリケーションへ変貌することになります。

BPMSならこんなことはすぐにできると思っている方も多いと思いますが、そうはうまくできてはいません。BPMSが登場したころにはもちろんできませんでした。プロセスエンジンでタスクの進捗を自動化するという意識が強かったので、そんな作りになっていました。ただ、最近では、プロセスを階層化できるようにもなり、掲示板のような機能も追加されてきてだいぶよくはなって来ていますが、まだまだコラボ―レーションによるデシジョンチェーンという概念とは違っています。

さて、こうして業務の物語を書いていくのですが、業務プロセスでは、最初はセリフや人物がまだ入ってはいないのです。背景や情況が描かれていて、そこに順番にセリフを入れていくイメージになります。「○○にしよう」とか「こっちがいい」あるいは会話が入ってくるわけです。さらに、物語がうまく進むように、またどう進んでいるのかがわかるような説明文を挿入することができるので誘導されて進行するのです。そのガイドは経験豊富なベテランの人に書いてもらえば、新人の人でもある程度はベテランの人に近い仕事ができるわけです。

Kintoneには「ラベル」とか「リッチエディター」といったパーツがありますので、そこに説明文やガイドを書き、外部の情報にリンクを貼るようにします。今のところ、Web化されたものでないとリンクされないので、普通のファイルを参照してというのができないので若干不便ではあります。例えばExcel表なんかならそれをWeb化して持つとかの工夫が要ります。

さて、kintoneで業務システムをどう実装したらいいのかの概要を説明しましたが、言葉での説明であることもあってイマイチ具体的なイメージがわかなかったかもしれないので、次回からは具体的なサンプル業務を使って、かつ実際にkintoneの画面を作りながら議論していこうと思います。
  

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