さて、これからは実際の設計と実装を行っていきますが、その前にキーポイントとなる業務プロセス設計ついてその作法をおさらいしてみましょう。おさらいというのはブログで何回か紹介していたので繰り返しになるからである。ただ、以前にエントリーしたものより、大幅に簡略化しています。超簡単に作ってしまおうと言っているのに多くの作法があるというのもおかしいわけで、たった3つの作法から成っています。

まずは、前提を確認しておきます。プロセス設計をするのに対象となるプロセスをどうやって特定するのかということがあります。最初から狙いが定まっている場合はよいのだが、そうでない場合、例えば戦略があってそれを実行するためのプロセスといった場合は、ひとつには、ビジネスモデルからプロセス分解していくやり方と参照モデルを使うやり方があります。ここでは、そうした絞り込みが済んでいるという前提にしておきます。

作法その1 「プロセスの始点と終点を決め、プロセス名を付けます」
・顧客接点のプロセスの場合は始点を先に、内部プロセスの場合は終点を先に決めます。
・始点は「依頼を受付ける」ところから始まります。通常「○○依頼受付」が最初のアクティビティとなります。5W1Hをベースに依頼内容を確定しておきます。
・終点は依頼に対して答えるためのアクティビティとなります。報告、提示、納入、情報提供、DB登録などが終点アクティビティとなります。
・プロセス名は終点のアクティビティ名をベースにした表現にします。ただし、○○管理プロセスのような表現は避け、業務活動を表す表現にします。 
・顧客の要求が不明確な場合は、要求の内容を聞き取り、要求内容を明確にし、要求形態を確定するプロセスを前に置いて、要求を依頼に変えてから「依頼受付」に行ってください。

作法その2 「中間となるアクティビティは単位意思決定と作業が主なものになります」
・単位意思決定とは①データを確定すること②判断を行うこと③文書などを完成させることです。
・単位意思決定では原則一つのデータ確定、判断、作成としますが、主データと付帯情報のような場合、意思決定するときの関係者や参照する情報がほぼ同じである場合、データ同士の相関性が強く同時に決めた方がよい場合は、複数のデータを同時に確定してもかまいません。                

作法その3 「コンテを書いてプロセス概要表にまとめる」
・コンテは、業務・仕事のあらすじを表現したもので、業務プロセスの構造で見てきたように要求(起)、依頼受付(承)、意思決定(転)、報告(結)で構成されています。
・映画の絵コンテと同じようにだいたいのストーリーとカット割がわかるものを作ります。紙と鉛筆かホワイトボードでアナログ的に書いた方がよいでしょう。
・プロセス概要表は各アクティビティで意思決定を行う(データ確定、判断、文書作成)ために使う業務ルールや参照情報、さらにロールやメトリクスを表に記入したものです。

たったこれだけで実装できます。え、うそでしょと言われそうですが、本当です。これならITを知らない人でもできますよね、というかむしろ業務側のユーザ自身しか設計できません。ITのところは汎用ソフト(この場合はkintone)にお任せして業務シナリオを書くことに専心しようということなのです。
   

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