August 2012 Archives

Wokspaceの設定が終わり「保存」を押すと次の画面が出てきて一覧表の作成に入ります。

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ここをクリックすると下のような画面が出てきます。

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一覧名を登録し(ここでは進捗管理表としておきます)、必要なフィールドを順番に選択しますが、進捗管理の場合は、各アクティビティで登録したステータスを選びます。この進捗管理の一覧表が基本のビューとなります。一覧表は複数作ることができますので、必要に応じて好きなフィールドを選んで作成してください。

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設定が終わったら「保存」を押すと下記画面になり、ここで右上の「設定完了」を押すとデータ登録画面と一覧表の設定が完了して、いよいよ業務運用(オペレーション)に進んでいきます。
 





前回は、最初アクティビティである「見積依頼受付」のフォーム設定を行いました。しかし、ひとつ忘れているものがあります。それはステータス登録です。プロセス進捗管理については後述しますが、プロセスがどのアクティビティまで進んでいるのかを知るためには、アクティビティ単位でいまどんな状態になっているのかを認識しないといけません。

プロセスエンジンがある場合にはそれは内蔵されていますが、kintoneはあくまでデータベースですからそんなものはありません。ですから、アクティビティごとにステータスを登録することになります。待機中、準備中、仕掛かり中、作成中、済み、完了といったステータス(好きな表現でかまいません)をラジオボタンで選択するようにします。

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次に、2番目のアクティビティである「商品選択」のフォーム設定を行います。商品はただ商品名だけではなく、その型番とか型式、仕様といったものと数量などが必要になる場合が多くあります。それらを設定しますが、セットでひとつの商品になるので、レコード群をテーブル化できますのでそうします。

また、商品を選択する場合に参照情報として商品カタログを定義しましたので、「ラベル」というパーツでそのリンク先を指定します。

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そのあと、「納期確定」「価格決定」へと進んでいきます。「価格決定」では、見積価格決定ルールに従って価格を決めていきますので、そのためのルールや仕切価格表などを参照できるようにします。この例のようにWorkSpaceにリッチエディターやラベルで直接書くこともできすし、リンク(Excel表などもWeb化しておきます)で見ることもできます。また、別にDBを作っておいてルックアップで持ってくることもできます。ルールなどは業務ルール集を作っておくとよいでしょう。

価格などの重要な決定は責任者の承認を得ておきます。フィールドごとにアクセス権が設定できますので承認権限者に割り当てます。

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最後に「見積書作成」と「見積書送付」のアクティビティを設定します。作業の登録データを何にするかがあると思いますが、ここでは記載事項と見積書そのものを添付するようにしてあります。

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これで、フォームの設定は終わりです。WorkSpaceのレイアウトができたことになります。
 
なお、これあくまで最低限の記述にしてあります。実際には関連する情報やデータを登録しておきたいとか様々な要求があると思います。さらに、お勧めはガイドラインやアドバイス、あるいは入力サンプルなどを書き込んでおくと非常に役にたちます。情報の"程度"を表現することもおもしろいですよ。例えばお客さんの要求の程度が強いのか普通なのか弱いのかといったことです。絵文字で表せたりするとうれしいのですが。

いずれにしろ、設計のところでも言いましたが、今やっている仕事のやり方、業務の流れをそのまま書くということが大事になってきます。書くことでオープンになり、共通化・標準化されていくのです。
  





前回設定された設計情報からkintoneに実装していきます。設計情報というのは、「プロセス概要表」に書かれたものです。

まずは、kintoneを開くと次の画面がでてきます。

kintone01.JPGのサムネール画像のサムネール画像

ここで右上の「アプリを作成する」をクリックすると下の画面が出てきますので、「新規にアプリを作成する」をクリックします。

kintone02.JPG

次の画面で、プロセス名を聞いてきますので「標準品見積提示プロセス」と入力します。

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次に一般設定を行います。ここでは、アイコンやデザインを選択することになります。

kintone05.JPG


それが設定されると次は「フォームの設定」となります。順番にナビゲーションしてくれますのでそれに従っていきます。次のようなフォームの設定画面が出てきます。

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フォームの設定画面には、フィールド項目を定義するパーツと呼ばれるものが左側に用意されていますので、それをドラッグ&ドロップで右のフィールドに貼り付けていきます。
基本的な構成としては、アクティビティの名前と確定データ項目、付帯情報を割り付けることになります。

サンプルに従って、最初のアクティビティを表現しみましょう。アクティビティ名は「見積依頼受付」ですからその名前を「ラベル」を使って書きます。プロセスの順番があるので番号を前につけ少し大きめの文字にするとよいでしょう。

次に、案件Noですが、「レコード番号」を使えば自動付番されます。案件名、依頼者は「文字列」で、依頼日は「日付」を選択します。それらを好きなようにレイアウトしていきます。そして、アクティビティの区切りとして「罫線」で仕切ります。

kintone09.JPG

とりあえず最初のアクティビティはこんな感じで設定することができます。

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