前回は、最初アクティビティである「見積依頼受付」のフォーム設定を行いました。しかし、ひとつ忘れているものがあります。それはステータス登録です。プロセス進捗管理については後述しますが、プロセスがどのアクティビティまで進んでいるのかを知るためには、アクティビティ単位でいまどんな状態になっているのかを認識しないといけません。

プロセスエンジンがある場合にはそれは内蔵されていますが、kintoneはあくまでデータベースですからそんなものはありません。ですから、アクティビティごとにステータスを登録することになります。待機中、準備中、仕掛かり中、作成中、済み、完了といったステータス(好きな表現でかまいません)をラジオボタンで選択するようにします。

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次に、2番目のアクティビティである「商品選択」のフォーム設定を行います。商品はただ商品名だけではなく、その型番とか型式、仕様といったものと数量などが必要になる場合が多くあります。それらを設定しますが、セットでひとつの商品になるので、レコード群をテーブル化できますのでそうします。

また、商品を選択する場合に参照情報として商品カタログを定義しましたので、「ラベル」というパーツでそのリンク先を指定します。

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そのあと、「納期確定」「価格決定」へと進んでいきます。「価格決定」では、見積価格決定ルールに従って価格を決めていきますので、そのためのルールや仕切価格表などを参照できるようにします。この例のようにWorkSpaceにリッチエディターやラベルで直接書くこともできすし、リンク(Excel表などもWeb化しておきます)で見ることもできます。また、別にDBを作っておいてルックアップで持ってくることもできます。ルールなどは業務ルール集を作っておくとよいでしょう。

価格などの重要な決定は責任者の承認を得ておきます。フィールドごとにアクセス権が設定できますので承認権限者に割り当てます。

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最後に「見積書作成」と「見積書送付」のアクティビティを設定します。作業の登録データを何にするかがあると思いますが、ここでは記載事項と見積書そのものを添付するようにしてあります。

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これで、フォームの設定は終わりです。WorkSpaceのレイアウトができたことになります。
 
なお、これあくまで最低限の記述にしてあります。実際には関連する情報やデータを登録しておきたいとか様々な要求があると思います。さらに、お勧めはガイドラインやアドバイス、あるいは入力サンプルなどを書き込んでおくと非常に役にたちます。情報の"程度"を表現することもおもしろいですよ。例えばお客さんの要求の程度が強いのか普通なのか弱いのかといったことです。絵文字で表せたりするとうれしいのですが。

いずれにしろ、設計のところでも言いましたが、今やっている仕事のやり方、業務の流れをそのまま書くということが大事になってきます。書くことでオープンになり、共通化・標準化されていくのです。
  





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