October 2013 Archives

オペレーション(2)
前回は、最初のアクティビティの「依頼受付」のオペレーションを行いました。このフィールドグループのデータを登録してステータスを完了にしました。一旦保存しておき、次のアクティビティである「商品選択」に行くわけですが、再びポータルから「標準品見積提示プロセス」を開きます。そうすると一覧表が出てきます。そこで該当する案件の左端をクリックすると案件のデータ登録された画面が出てきます。まだ、受付のところにデータが入っただけのものです。

ここから、追記していくというイメージになります。従って、編集モードに切り替えます。アクティビティは「商品選択」ですから、タイプ、扉グループ、間口から該当するものを選択し、数量を入力します。こうした作業をするときどの商品にするのかをカタログを見て選ぶケースがあるかもしれませんので、そのために商品カタログにリンクを張って参照できるようにしておきますが、開くときは"リンクを新しいウインドウで開く"で見に行った方がよいでしょう。ここでデータが確定するとステータスを確定済みに進めておき保存します。
 
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これで、プロセスは受付と商品選択が済んで、次は「納期確定」に行きます。これも同様にポータルからアプリを選んでそこから案件を開き、編集モードにします。納期確定では、納入日、納入場所、納入条件を入れますが、それを確定するには在庫の状況を確認して、例えば工場とか倉庫とかで納入品を確保しておく必要があるという想定で商品確保というラジオボタンをつけています。そこで確保済みになるとステータスを確定済みに進めます。
  
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次が価格決定で、価格は担当営業が勝手に決めるわけにはいかないのでルールに従って決めます。ルールは簡単で大事なものであると別のDBから参照するより直接書き込んでおくということも有効ですのでそうしてあります。そのルールで、見積金額は仕切り価格+営業経費+利益というふうにして、仕切り価格が決まると自動的に見積もり金額がきまるというシンプルな例でテーブル化しています。簡単な計算はkintoneでできます。ステータスは、価格決定にします。
   
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5番目は作業アクティビティです。「見積書作成」になります。ここでは、それまでに確定したデータを集約して見積書に記載することを行います。Kintoneは帳票作成は苦手ですから実際にはオフラインで行います。ただCSVで吐き出せますのでそこからExcelで見積書作成も可能です。作成された書類は、添付資料という形で収めておくと参照することができます。ステータスは作成済とします。

最後の報告・登録アクティビティは、「見積書送付」になります。ここでの入力は送付日と送付先にしてあります。そして、相手方が受領を確認したらステータスを受領確認にしてこの案件は完了します。あくまで簡単なモデルですので実際にはまだ多くの登録データや他システムとの連動などがあり、またグラフの設定をしていませんが、担当者別案件数だとか、月別の見積件数だとか見積金額総計だとか見たければそうした設定を行います。
 
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以上で業務適用を終わりますが、感じられたと思いますが、多少ぎごちないところがあるのは否めません。というのも残念ながら業務プロセスをオペレーションするのに適したソフトウエアは少なく高価です。その中にあってkintoneは比較的シンプルでかつ機能的にも優れているので何とか使えると思っています。何よりも協働的な業務オペレーションに向いているからです。
   
オペレーション(1)
前章で作成されたアプリは「標準品見積プロセス」という名前が付けられて「kintone」のポータルのアプリリストに入っています。まずは、なんらかの手段で営業の窓口のところに見積の依頼がきます。電話、FAX、メール、訪問といった手段で来ることが多いと思いますが、これからはWebサイトからとか、会員制みたいにして「kintone」のアプリに直接入って来れるようにすることも可能になるでしょう。

さて、依頼を受け付けた営業担当者は、ポータルのアプリをクリックします。そうすると「進捗表」の画面が出てきます。全く最初からだと"データがありません"と表示されるので新たにデータの登録をします。それ以後は、案件ごとの進捗が表示されることになります。ここでは、すでに2件が進行中であるとします。その画面は下のようになっています。
   

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進捗表は、アプリ作成で説明したように、各アクティビティのステータスを表示していますが、ここでJavaScriptAPIを使って色替えするようにしましたので、アクティビティが完了していると緑色に変わっています。色は好きなものでかまいませんが、こうして見やすい工夫は必要になっていきます。

新規のデータ登録画面に行くには、左上にある「+」ボタンをクリックします。そうすると、次のような画面が出てきます。
   
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最初のアクティビティである「見積依頼受付」のステータスが「受付中」(デフォルトでそうしている)になっている以外はまだデータは入っていません。また、グループフィールドに設定したところは、畳まれていて名称だけが表示されています。ここから順番にデータを入力していきます。カテゴリーは提供商品によって選択しますが、商品選択したあとで設定してもかまいません。とりあえず「キッチン>標準」を選択しておきます。

次に、ステータスはさておき、最初のアクティビティである「見積依頼受付」を拡げます。そうすると、下記画面が現れます。
  
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依頼日は、初期値を登録時の日付にしているためにその日付が表示されています。空欄にしたかったら、設定でチェックを外しておきます。案件Noは自動付番されるようにしていますのでそのままにします。次が依頼会社名の入力です。ここでも工夫は、ルックアップというパーツを使っていることで、会社名をいれて"取得"というボタンを押すと付属情報である、郵便番号、住所、電話番号が自動的に表示されます。これは、別の「顧客リスト」というアプリで登録されているデータを引っ張ってきています。

さらにここでもJavaScriptAPIで住所からGoogleの地図を表示させるようにしています。その他のデータも入力すると、最初のアクティビティが完了します。次のような画面になります。
   
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ここで一旦保存しておきます。また、ステータスのところを「受付完了」に進めておきます。そして、次の商品選択のアクティビティが開始されたら、2番めのアクティビティである「商品選択」のステータスを「選択中」にしておきます。このあたりは、自動ではなく人間が手で進めていくので面倒かもしれませんが、みんなで確認しながら進める意味もあるので手間を惜しまずやっていきましょう。
    

はじめに

さて、今回からは新しい章が始まります。題して「業務適用」ということで、前章で作っったアプリを使って業務を行っててみようという試みです。これも実際に動くものを見るのがいいのですが、紙の上での説明となります。従来のシステム開発では、業務アプリを作って終わりというケースが多いように思います。理由は作り手側と使い手側の乖離です。

使い手側いわゆるユーザーが、SIerとかの開発会社に頼んで業務システムを作ってもらうという図式で、作り手側はできたものを納品して終わりという関係である。従って、いざ使おうとするとうまく動かないという事態が発生する。システム的にバグだとか行ったものは改修してくれるのですが、業務オペレーション上で問題が生じるとそこは直してくれない。

というのも、仕様は最初の方に決められていて、その時って業務オペレーションがどうなるかのイメージが乏しいわけで、できて動かしてみて初めてこんなはずではなかったとなる。また、これもよくあるのだが、システム開発のプロジェクトにアサインされる担当ってキーパーソンでない場合が多い。仕様決めは彼らがやるわけだから、インフォーマルにやられているような部分は仕様から外れてしまうので、表層的な機能しか実装できないことになって使えないとなる。

だから、そうならないためにはシステム開発のプロジェクトでは、作り手と使い手の共同作業にしなくてはいけません。前章では実装編ということでインプリメンテーションをとりあえずやったという段階です。その段階でもユーザだけでやる場合は問題ないのですが、開発ベンダーが入っている場合でもユーザは必ず入ってむしろ主導権をとるようにして行います。

そして、業務適用という段階に入っていくわけですが、ちゃんと使えるように実装されたかというと難しいものがあります。動かさないと分からない、あるいは動かしてみてこんなはずではなかったと気がつくこともあります。ですから、まだプロトタイプと言ってもよいでしょう。ここから、プロトタイプを動かしながら実装に戻ることもしながらブラッシュアップしていきます。

このようなプロトタイピング手法が重要なメソッドになります。動かしてみて追加修正が出てきたらまた設計しなおして実装してという繰り返しを行います。ですから、そういったことができるプラットフォーム、ツールでなくてはいけません。いちいちコードを書きなおしたり、高いスキルでないとできないというのは不適です。Kintoneを採用しているのはIT専門家でないユーザ部門のひとでもできるからです。次回から、実際にオペレーションをしながら検証していきます。