オペレーション(2)
前回は、最初のアクティビティの「依頼受付」のオペレーションを行いました。このフィールドグループのデータを登録してステータスを完了にしました。一旦保存しておき、次のアクティビティである「商品選択」に行くわけですが、再びポータルから「標準品見積提示プロセス」を開きます。そうすると一覧表が出てきます。そこで該当する案件の左端をクリックすると案件のデータ登録された画面が出てきます。まだ、受付のところにデータが入っただけのものです。

ここから、追記していくというイメージになります。従って、編集モードに切り替えます。アクティビティは「商品選択」ですから、タイプ、扉グループ、間口から該当するものを選択し、数量を入力します。こうした作業をするときどの商品にするのかをカタログを見て選ぶケースがあるかもしれませんので、そのために商品カタログにリンクを張って参照できるようにしておきますが、開くときは"リンクを新しいウインドウで開く"で見に行った方がよいでしょう。ここでデータが確定するとステータスを確定済みに進めておき保存します。
 
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これで、プロセスは受付と商品選択が済んで、次は「納期確定」に行きます。これも同様にポータルからアプリを選んでそこから案件を開き、編集モードにします。納期確定では、納入日、納入場所、納入条件を入れますが、それを確定するには在庫の状況を確認して、例えば工場とか倉庫とかで納入品を確保しておく必要があるという想定で商品確保というラジオボタンをつけています。そこで確保済みになるとステータスを確定済みに進めます。
  
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次が価格決定で、価格は担当営業が勝手に決めるわけにはいかないのでルールに従って決めます。ルールは簡単で大事なものであると別のDBから参照するより直接書き込んでおくということも有効ですのでそうしてあります。そのルールで、見積金額は仕切り価格+営業経費+利益というふうにして、仕切り価格が決まると自動的に見積もり金額がきまるというシンプルな例でテーブル化しています。簡単な計算はkintoneでできます。ステータスは、価格決定にします。
   
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5番目は作業アクティビティです。「見積書作成」になります。ここでは、それまでに確定したデータを集約して見積書に記載することを行います。Kintoneは帳票作成は苦手ですから実際にはオフラインで行います。ただCSVで吐き出せますのでそこからExcelで見積書作成も可能です。作成された書類は、添付資料という形で収めておくと参照することができます。ステータスは作成済とします。

最後の報告・登録アクティビティは、「見積書送付」になります。ここでの入力は送付日と送付先にしてあります。そして、相手方が受領を確認したらステータスを受領確認にしてこの案件は完了します。あくまで簡単なモデルですので実際にはまだ多くの登録データや他システムとの連動などがあり、またグラフの設定をしていませんが、担当者別案件数だとか、月別の見積件数だとか見積金額総計だとか見たければそうした設定を行います。
 
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以上で業務適用を終わりますが、感じられたと思いますが、多少ぎごちないところがあるのは否めません。というのも残念ながら業務プロセスをオペレーションするのに適したソフトウエアは少なく高価です。その中にあってkintoneは比較的シンプルでかつ機能的にも優れているので何とか使えると思っています。何よりも協働的な業務オペレーションに向いているからです。
   

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